حسابداری مجتمع مسکونی زمانی کاربردی است که اعداد مالی از عملیات واقعی ساختمان جدا نباشند؛ یعنی هر دریافت، هزینه و مانده به واحد، دوره و موضوع مشخص قابل ردیابی باشد.
حسابداری عمومی با حسابداری مجتمع چه تفاوتی دارد؟
در حسابداری عمومی محور اصلی سند و حساب است؛ اما مدیر مجتمع نیاز دارد همان عدد را در زمینه ساختمان ببیند: این دریافت متعلق به کدام واحد و دوره است؟ این هزینه برای کدام بخش یا خدمت انجام شده؟ مانده هر واحد چقدر است و چگونه شکل گرفته است؟
پرونده واحد باید به مالی متصل باشد
اگر اطلاعات واحد و اشخاص در یک فایل و حسابداری در سیستم دیگری باشد، تطبیق بدهی‌ها و تغییر مالک یا مستأجر زمان‌بر می‌شود. اتصال پرونده واحد به صورتحساب و پرداخت، بخشی از مغایرت‌های دستی را حذف می‌کند.
صندوق، دریافت و پرداخت
ثبت دریافت و پرداخت باید همراه با مرجع، تاریخ، توضیح و ارتباط با موضوع باشد. در مجموعه‌های بزرگ ممکن است چند صندوق یا حساب بانکی وجود داشته باشد؛ بنابراین گزارش گردش هر حساب و امکان تطبیق با پرداخت‌های واحدها اهمیت دارد.
گزارش درآمد، هزینه و مانده واحدها
گزارش خوب فقط مجموع درآمد و هزینه نیست. مدیر باید بتواند جزئیات هزینه‌ها، وضعیت وصول، بدهکاران، بستانکاران و گردش هر واحد را بررسی کند و در صورت نیاز خروجی مدیریتی یا مالی تهیه کند.
تفکیک مسئولیت مالک و مستأجر
برای بعضی هزینه‌ها مسئول پرداخت مالک و برای برخی مستأجر است. این تفکیک باید در ساختار صورتحساب و قرارداد قابل مدیریت باشد تا با جابه‌جایی ساکن، مانده اشتباه به فرد بعدی منتقل نشود.
آیا ERP جای نرم افزار مالی را می‌گیرد؟
نه همیشه. در سازمان‌هایی که نرم افزار مالی استاندارد و تثبیت‌شده دارند، رویکرد بهتر می‌تواند اتصال سیستم عملیاتی ساختمان به نرم افزار مالی باشد. رصد نیز ماژول اتصال به نرم افزار مالی را در سبد قابلیت‌های خود دارد تا داده عملیاتی و حسابداری سازمان از هم جدا نمانند.
برای ارزیابی نرم افزار حسابداری مجتمع چه گزارش‌هایی بگیریم؟
در دمو حداقل گزارش مانده واحدها، گردش یک واحد، دریافت‌های دوره، هزینه‌های دوره و وضعیت بدهکاران را با داده‌ای که همان جلسه ثبت کرده‌اید بررسی کنید. این کار کیفیت ارتباط عملیات و گزارش را بهتر از مشاهده چند داشبورد آماده نشان می‌دهد.
جمع‌بندی
برای انتخاب نرم افزار، فهرست امکانات را به یک سناریوی واقعی تبدیل کنید و از فروشنده بخواهید همان سناریو را از ثبت داده تا گزارش نهایی اجرا کند. این روش تفاوت بین یک قابلیت اسمی و یک فرایند قابل استفاده را روشن می‌کند.
این موضوع در مجموعه شما چه شکلی است؟
در جلسه دمو می‌توانیم همین سناریو را با ساختار واقعی واحدها، قراردادها و فرایندهای شما بررسی کنیم.