قرارداد وقتی فقط فایل اسکن‌شده باشد، سازمان نمی‌تواند از تاریخ‌ها، مبالغ، طرفین و تعهدات آن برای گزارش و هشدار استفاده کند. مدیریت قرارداد یعنی تبدیل اطلاعات کلیدی به داده قابل پیگیری.
قرارداد باید به دارایی متصل باشد
در حوزه املاک، قرارداد بدون ارتباط با ملک یا واحد ناقص است. سیستم باید مشخص کند قرارداد مربوط به کدام دارایی، چه دوره‌ای و چه طرفینی است و تاریخچه قراردادهای قبلی همان واحد را نیز حفظ کند.
اطلاعات کلیدی قرارداد
شماره قرارداد، نوع، تاریخ شروع و پایان، مبلغ، دوره پرداخت، طرفین، تضامین، شروط اصلی و فایل اسناد از اطلاعات پایه هستند. ثبت ساختاری این فیلدها امکان گزارش و هشدار را فراهم می‌کند.
سررسیدها و یادآوری
پایان قرارداد، سررسید چک یا موعد تعهدات نباید فقط در تقویم شخصی کارشناس باشد. سیستم باید بتواند سررسیدهای مهم را استخراج و برای نقش مرتبط قابل مشاهده کند.
الحاقیه و نسخه‌ها
قرارداد ممکن است در طول عمر خود با الحاقیه تغییر کند. نگهداری نسخه‌ها و تاریخ اثرگذاری تغییرات باعث می‌شود گزارش تاریخی دقیق بماند.
ارتباط با صورتحساب و وصول
مبلغ قرارداد زمانی ارزش عملیاتی پیدا می‌کند که بتوان بر اساس آن صورتحساب یا برنامه وصول ایجاد کرد و وضعیت پرداخت را دنبال کرد. ورود دوباره مبالغ در سیستم جداگانه ریسک مغایرت را بالا می‌برد.
گزارش‌های ضروری
قراردادهای فعال، منقضی، نزدیک انقضا، قراردادهای دارای بدهی، وضعیت اسناد مالی و گزارش قرارداد به تفکیک پروژه یا واحد از نیازهای رایج مدیریتی‌اند.
مدیریت قرارداد در رصد
ماژول مدیریت قرارداد رصد با مستغلات و اشخاص ارتباط دارد و در سناریوهای پروژه می‌تواند اطلاعات قرارداد را به قبوض، وصول و گزارش‌های مدیریتی متصل کند.
جمع‌بندی
برای انتخاب نرم افزار، فهرست امکانات را به یک سناریوی واقعی تبدیل کنید و از فروشنده بخواهید همان سناریو را از ثبت داده تا گزارش نهایی اجرا کند. این روش تفاوت بین یک قابلیت اسمی و یک فرایند قابل استفاده را روشن می‌کند.
این موضوع در مجموعه شما چه شکلی است؟
در جلسه دمو می‌توانیم همین سناریو را با ساختار واقعی واحدها، قراردادها و فرایندهای شما بررسی کنیم.