دیجیتال کردن یک فرم با دیجیتال کردن فرایند فرق دارد. BPMS زمانی ارزش ایجاد می‌کند که مسیر درخواست، مسئول، تایید، زمان انجام و نتیجه را به شکل قابل ردیابی مدیریت کند.
فرایند چیست؟
فرایند مجموعه‌ای از مراحل برای رسیدن به نتیجه مشخص است؛ مانند درخواست تعمیر، تایید خرید، درخواست نقل‌وانتقال یا صدور مجوز. اگر مراحل فقط در ذهن کارکنان باشند، با تغییر فرد یا افزایش حجم کار خطا زیاد می‌شود.
قبل از اتوماسیون چه چیزی را باید مشخص کنیم؟
هدف فرایند، نقطه شروع، نقش‌ها، شروط تصمیم، مدارک لازم، زمان پاسخ و نقطه پایان باید روشن شوند. اتوماسیون یک فرایند مبهم معمولاً فقط ابهام را سریع‌تر منتقل می‌کند.
فرم ساز و گردش کار
فرم ساز داده لازم را جمع می‌کند و موتور گردش کار تصمیم می‌گیرد درخواست به چه کسی برود. ترکیب این دو امکان می‌دهد فرایندهای سازمانی بدون ساخت صفحه مستقل برای هر موضوع پیاده شوند.
سطح دسترسی و مسئولیت
هر مرحله باید مسئول مشخص داشته باشد. مدیر باید بتواند ببیند درخواست اکنون نزد چه نقشی است، چه زمانی ارجاع شده و آیا از زمان هدف عبور کرده است.
SLA و اندازه‌گیری زمان
با ثبت زمان هر مرحله می‌توان تاخیرها را پیدا کرد. برای خدمات ساختمان، زمان پاسخ و زمان رفع از شاخص‌های مهم‌اند؛ برای تاییدهای اداری نیز مدت توقف درخواست در هر مرحله قابل تحلیل است.
فرایندهای مناسب برای شروع
درخواست خدمات، تایید خرید، مجوز ورود پیمانکار، نقل‌وانتقال واحد، درخواست مرخصی یا گردش تایید قرارداد نمونه‌هایی هستند که معمولاً مسیر مشخص و تکرارشونده دارند و برای شروع مناسب‌اند.
BPMS در رصد
مدیریت فرایندهای BPMS و فرم‌ساز در سبد ماژول‌های رصد قرار دارد و می‌تواند برای اتصال گردش‌های سازمانی به اطلاعات عملیاتی مجتمع استفاده شود.
جمع‌بندی
برای انتخاب نرم افزار، فهرست امکانات را به یک سناریوی واقعی تبدیل کنید و از فروشنده بخواهید همان سناریو را از ثبت داده تا گزارش نهایی اجرا کند. این روش تفاوت بین یک قابلیت اسمی و یک فرایند قابل استفاده را روشن می‌کند.
این موضوع در مجموعه شما چه شکلی است؟
در جلسه دمو می‌توانیم همین سناریو را با ساختار واقعی واحدها، قراردادها و فرایندهای شما بررسی کنیم.